Tapahtuman järjestämisessä tuottaja pitää paljon eri lankoja käsissään ja huolehtii kaikista tapahtumaan liittyvistä asioista. Yksi tapahtuman tärkeimmistä kokonaisuuksista on tapahtuman tekniset ratkaisut.
Tapahtuman teknisiä tarpeita voivat olla muun muassa tapahtuman sähkön tarpeen arviointi ja sähköistäminen, tilapäisten rakenteiden suunnittelu, turvallinen rakentaminen ja purkaminen sekä äänentoiston suunnittelu ohjelman ja tilan tarpeiden mukaiseksi.
Mistä aloittaa?
Kun olet päättänyt järjestää tapahtuman, päätä tapahtumalle paikka ja aika. Tapahtuman järjestämispaikka määrittää paljon myös teknisiä järjestelyjä. Kun paikka on valittu, kannattaa aloittaa myös tekniikan suunnittelu. Hyvissä ajoin tehty suunnittelu ja sitä myötä palveluiden kilpailutus säästää euroja.
Minkälaista tekniikkaa tarvitaan?
Tekniikan suunnittelussa kannattaa pyytää apua. Varsinkin ulkoilmatapahtumissa tarvitaan usein tilapäisiä rakenteita, kuten lavoja, telttoja ja katoksia. Tapahtuma-alueelle tarvitsee mahdollisesti vetää sähköä ja vettä kauempaa. Myös sisällä järjestettävissä tapahtumissa sähkön ja veden tarve tulee suunnitella tarkoin, sillä esimerkiksi elintarvikemyyntipiste tarvitsee vettä elintarvikkeiden valmistukseen sekä tarvikkeiden pesutarkoituksiin.
Avainsana on siis toimia ajoissa, jotta kaikki järjestelyt ehditään tekemään suunnitelmallisesti ja viranomaisohjeiden mukaisesti. Kun tiedossasi on tapahtumapaikka ja tapahtuman sisältö, voit pyytää tarjouksia tapahtumaan tarvittavasta tekniikasta. Huomioi, tilaatko tekniikkaa kuljetuksineen, kasauksine ja purkuineen sekä kuuluuko palveluun tapahtuman aikaista päivystystä, mikäli jotain sattuu.
Sopisiko sinulle avaimet käteen -palvelu?
Jos tapahtuma on kooltaan suuri, vastuun jakaminen ja organisoituminen on järkevää. Mikäli pystyt kokoamaan useampia tapahtuman teknisiä vastuualueita yhdelle tekijälle, on siinä mahdollisuus säästää. Jos esimerkiksi pystyt vuokraamaan kaikki tapahtuman rakenteet yhdeltä toimijalta, säästät todennäköisesti kuljetuskustannuksissa.
Tapahtuman lähestyessä, sen aikana ja jälkeen on hyvä olla selkeät vastuualueet – kuka hoitaa mitäkin. Tapahtuman rakenteet ovat yksi suurimmista vastuualueista ennen tapahtumaa ja kasauksessa on hyvä olla ainakin yksi vastuuhenkilö. Jotta tapahtuman aikana kaikki sujuu mallikkaasti, myös silloin ainakin yhden henkilön on hyvä vastata siitä, että rakenteet ovat kunnossa ja ettei sähkön- tai vedentulo pätki. Musiikkitapahtumissa äänentoistosta tulee huolehtia jatkuvasti, joten yleensä lavalla on stage manager, joka vastaa siitä, että kaikki lavalla tavahtuu suunnitelmien mukaan aikataulussa. Purku käy nopeampaa kuin kasaus, mutta jatkoa ajatellen tavarat kannattaa purkaa järjestelmällisesti ja merkata selkeästi, jotta vuokravälineitä ei huku tai seuraavan tapahtuman kasaus kävisi jouhevasti.
Avaimet käteen -palveluna pystyn yhdistämään useita tapahtuman teknisiä ratkaisuja ja toimimaan tekniikasta vastaavana niin tapahtumaa ennen, sen aikana kuin sen jälkeen purkutehtävissä. Myös kuljetuspalvelut onnistuvat kauttani, jolloin todennäköistä on, että tapahtuman järjestäjä säästää yhdistämällä teknisien palvelujen hankintaa minulle. Soittele, niin jutellaan ja suunnitellaan yhdessä tapahtumallesi sopiva kokonaisuus!